Hvordan sikre en effektiv KYC-prosess?

Hva innebærer KYC?

KYC (know your customer) handler i all sin enkelhet om risikostyring og om å redusere økonomisk kriminalitet. Det er et nøkkelbegrep i forhold til å unngå hvitvasking og skal også sørge for at man gjør forretninger med en kriminell. Kort fortalt handler konseptet om å kjenne kunden din både når det gjelder identitet og økonomiske aktiviteter, samt å identifisere risikoen kunden kan utgjøre. Å etablere effektive KYC-prosesser er avgjørende for både å overholde loven og sikre en effektiv forretningsmodell i organisasjonen din.

Hva er forskjellen mellom KYC og AML?

Begge begrepene brukes ofte i forbindelse med hvitvasking. Imidlertid har de to begrepene svært forskjellige betydninger.

AML (Anti-money laundering) refererer i stor grad til regulering og lover som har som direkte mål å bekjempe økonomisk kriminalitet.

KYC (kjenn din kunde) er prosessen med å verifisere identiteten til ens kunder. Implementeringen av en KYC-prosess er et eksempel på et krav fastsatt i AML-lovgivningen.

4 trinn til en effektiv KYC-prosess

Hvis bedriften din er en finansinstitusjon, risikerer du å bli utsatt for bøter, sanksjoner eller generell skade på omdømmet ditt dersom du gjør forretninger med en person som enten hvitvasker penger eller finansierer terrorisme. I tillegg er en effektiv KYC-prosess også en grunnleggende praksis for å beskytte din egen virksomhet mot svindel og mulige tap. I denne artikkelen vil vi dekke de fire viktigste trinnene for å sikre en effektiv KYC-prosess.

1. Identifiser kunden og forstå arten av kundens aktiviteter

For å verifisere og dokumentere kundens identitet må du samle inn personopplysninger og informasjon om kundens formål med å bruke din institusjon. Dette gjelder både nye og eksisterende kunder. Mengden og arten av nødvendig kundeinformasjon avhenger av om kunden tilhører en lav- eller høyrisikogruppe.

Hvordan du gjør dette bør registreres i en dokumentert prosess, hvor du tar hensyn til hvilken risikogruppe kunden tilhører.

2. Etabler en standardprosess for hvordan du innhenter, behandler og lagrer kundeinformasjonen og vurderer hvitvaskingsrisiko

Hvordan du innhenter og håndterer kundeinformasjon bør registreres i en dokumentert prosess. Som en del av denne prosessen må du etablere en kundeatferdsprofil og vurdere hvitvaskingsrisikoer basert på profilen. I tillegg må du overvåke transaksjoner avhengig av hvilken risikogruppe kunden tilhører. Det er viktig å være spesielt oppmerksom på store kontanttransaksjoner.

3. Bruk et GDPR-sikkert IT-system for å innhente og lagre informasjon

Hvordan gjennomføres en kontroll av kundens identitet? Når du skal undersøke din kundes identitet kan du bruke digitale løsninger, som f.eks Addo Sign, hvor du kan få kunden din til å fylle ut sin informasjon gjennom sikre skjemaer. Avhengig av vurdert risiko for kunden, kontrolleres informasjonen med enten strengere eller lempe prosedyrer.

Informasjonen gitt av kunden må verifiseres via en pålitelig og uavhengig kilde. Når kunden for eksempel har oppgitt sitt CVR-nummer, kan du verifisere opplysningene mot CVR-registeret direkte i Addo Sign, slik at du allerede kan sjekke identiteten her. Dersom det gjelder privatkunder, bør kundens CPR-nummer verifiseres enten ved pass, adresse eller navn. Ved strengere prosedyrer vil det ofte være et krav at kunden må møte fysisk.

4. Sjekk kundens identitet

Du må både foreta kontroll av kundens identitet for alle nye kundeforhold og om det er endringer i kundens forhold. For kunder med høy risiko kan prosedyren gjentas en gang i året, mens for kunder med lav risiko kan man gjøre det hvert femte år.

Kontakta oss hvis du trenger hjelp til å digitalisere innsamlingen av kundeinformasjonen din for KYC-prosessen.

Fordeler og formål med overholdelse av KYC (og AML).

FOREBYGGING AV SVINDEL

En av hovedgrunnene til at selskaper gjennomfører KYC-screening av kundene sine, er for å forhindre svindel. Falske eller stjålne identiteter brukes av svindlere til å utføre ulovlige aktiviteter anonymt. Noen av de vanligste svindelene mot bedrifter er svindel med kontoovertakelse, hvitvasking av penger, finansiering av terrorisme, phishing-svindel osv. KYC- og AML-overholdelse hjelper bedrifter med effektiv risikostyring. Når risikoen er identifisert, hjelper KYC-verifisering med å sikre jevn og grundig implementering av svindelforebyggende tiltak.

OVERHOLDELSE MED LOVGIVNING

KYC og AML er ikke begrenset til utviklede og velstående land. Globale regulatorer utvider omfanget av KYC- og AML-forskrifter for å eliminere hvitvasking av penger på global skala. De fleste land har sine egne KYC- og AML-forskrifter og reguleringsmyndigheter som håndhever dem strengt. Reguleringsmyndighetene har rett til å ilegge rapporteringspliktige høye bøter ved manglende overholdelse. Overholdelse av KYC- og AML-praksis hjelper bedrifter med å forhindre slike sanksjoner.

SIKKER KUNDEOPPRETTELSE OG KUNDELEVERING

Å overholde KYC-krav hjelper bedrifter med å utvikle en sikker kundebase. Screening av kundene før onboarding viser at selskapet er forpliktet til å sikre interessene til alle interessenter. Gjennomføring av KYC- og AML-screening av kunder sender en positiv melding til kundene om at du har dem dekket mot svindlere. Å vise din bekymring for sikkerhet gjennom synlige sikkerhetsprotokoller hjelper å beholde kundene.

TRODIBILITET OG VEKST

KYC- og AML-overholdelse hjelper organisasjoner med å oppnå troverdighet og markedsverdi. På den annen side vil manglende overholdelse av KYC-reglene gi smutthull for svindlere å utnytte. Ved mislighold risikerer bedrifter ikke bare å tape fortjeneste, men i noen tilfeller også å miste sin kredittverdighet. Så KYC-overholdelse bidrar til å oppnå vedvarende vekst ettersom KYC-verifisering hjelper til med å få bare legitime kunder inn i virksomheten. Videre blir kundene værende lenge dersom selskapet tilbyr gode sikkerhetsprotokoller.

KYC i sanntid: EN ALT-I-ET-LØSNING

Sanntids KYC er når kunder verifiseres i sanntid via Internett. Med sanntids KYC- og AML-screening verifiseres kundene innen et minutt uten bruk av fysiske dokumentsjekker. Identitetsverifisering gjøres ved bruk av ansiktsverifisering, ID-kortverifisering, dokumentverifisering, 2-faktor autentisering og lignende. AML-screening gjøres også sammen med KYC-screening ved å verifisere sluttbrukerinformasjonen med globale overvåkningslister, sanksjonslister og PEP (politisk utsatte personer) lister etc. Så det hjelper selskapene å eliminere en stor risiko på kort tid.